Alustava ettevõtja ABC
Ettevõtlusega alustamine on kahtlemata põnev, kuid lisaks toimivale äriideele peaksid Sul olema vähemalt algteadmised ettevõtte asutamisest ja juhtimisest. Käesolevas artiklis teeme põgusa ülevaate ettevõtte asutamise ja raamatupidamisega seotud teemadest, millele tuleks kohe teekonna alguses tähelepanu pöörata.
Ettevõtte registreerimine – millega arvestada?
Enamik alustavaid ettevõtjad valivad oma ettevõtlusvormiks osaühingu (OÜ) ning tõenäoliselt sobib see ka Sulle. Avalduse ettevõtte asutamiseks saad teha e-äriregistri portaalis ning kiirmenetluse korral tuleb selle eest maksta riigilõivu 265 eurot. Enne registreerimist tuleks aga läbi mõelda veel mõned teemad.
- Ettevõtte tegevusala ja nime valik: ettevõtet asutades pead valima põhitegevusala, millel ettevõte hakkab tegutsema. Ettevõtte nime valik on hea võimalus teistest eristuda ning ainuüksi meeldejäävat nime saab kasutada turunduslikel eesmärkidel. Nimi peab olema teistest eristuv ning seda saad kontrollida samuti e-äriregistris.
- Osakapitali suurus: osakapitali suurusel miinimumnõue puudub ning seega võid valida osakapitali suuruseks kas või 0,01 eurot. Siin on aga peidus mõned ohud. Oletame, et ettevõte asutati 0,01 euroga ning omanik annab ettevõttele 1000 eurot omanikulaenu. Kui ettevõte jooksval aastal kasumit ei teeni, siis esimese majandusaasta lõpus on ettevõte netovara (varad miinus kohustused) negatiivne, mis läheb vastuollu äriseadustiku nõudega. Alustava ettevõtja puhul on see üsna tõenäoline. Lisaks eelnevale, kui ettevõtte kohustused on suuremad kui omakapital (mis sisaldab osakapitali), siis ei saa kasutada mikroettevõtja majandusaasta aruannet, mis omakorda tähendab rohkem tööd raamatupidajale ja Sinu jaoks suuremat kulu.
- Põhikirja valik: ettevõtte põhikiri kehtestab olulisemad tingimused ettevõtte juhtimisele. Põhikirja koostamisel saab üldiselt kasutada äriregistri poolt pakutavat põhja, kuid kindlasti tuleks põhikirjas muuta, et osakapitali võib suurendada ka mitterahalise sissemaksega (nt kahjumi katmiseks) ning kõik asutamiskulud kannab osaühing (saad asutamise riigilõivu endale hiljem maksuvabalt tagasi kanda).
Käibemaksukohustuslaseks hakkamine – millal seda teha?
Varem või hiljem tekib ettevõtjal päevakorda küsimus, kas käibemaksukohustuslaseks tasub hakata või mitte. Kohustus selleks tekib siis, kui käive (müügitulu) alates aasta algusest ületab 40 000 eurot, kuid enne seda on see vabatahtlik. Käibemaksukohustuslaseks hakkamine annab võimaluse ostetud kaupadelt ja teenustelt käibemaksu tagasi küsida (kui on tehtud maksustatava käibe jaoks!), kuid alati ei pruugi see olla seda väärt.
Esimese asjana tasuks mõelda, kes on Sinu ettevõtte kliendid. Kui klientideks on peamiselt eraisikud, siis tähendab käibemaksu lisandumine arvele seda, et teenus läheb eraisiku jaoks käibemaksu võrra kallimaks. Näiteks pakud eraisikutele kodukoristuse teenust ning kui muidu on teenuse arve 100 eurot, siis koos käibemaksuga läheb see kliendile maksma juba 122 eurot! Sama olukord on ettevõtetega (klientidega), kes ei ole käibemaksukohustuslased. Kui Sinu klientideks on aga peamiselt käibemaksukohustuslastest ettevõtted, siis pole probleemi, sest nemad saavad hiljem käibemaksu tagasi küsida.
Teiseks tuleb arvestada, et käibemaksukohustuslaseks hakates peab igakuiselt esitama käibedeklaratsioone ning tegema raamatupidamist. Oluline ajaline ja rahaline vahe võrreldes sellega, kui raamatupidamist teha näiteks kord kvartalis või aastas. Lisaks on käibemaks piisavalt keeruline teema, mis nõuab juba raamatupidaja kasutamist ja temapoolset nõustamist.
Raamatupidamise sisseseadmine
Tänapäeval on palju erinevaid tarkvarasid, kus on võimalik ettevõtte raamatupidamist teha ning mis on vähemal või rohkemal määral automatiseeritud. Siin tekibki sageli arvamus, et raamatupidamist saab edukalt ka ise teha. Teatud juhtudel on see isegi võimalik (inimene on finantsteemadel väga “kodus” ning puudub näiteks palkade ja käibemaksu deklareerimine), kuid ettevõtte tegevuse laienedes oleks juba mõistlik kasutada raamatupidamisbüroo abi. Eriti tuleb see välja siis, kui ettevõtte tegevus on juba üsna lai ning soovitakse laenu võtta või toetust küsida ning ilmneb, et asjad polegi päris korras.
Raamatupidamiseks soovitame kasutada digitaalseid lahendusi, mis muudavad dokumentide liigutamise mugavaks nii Sinu kui ka raamatupidaja jaoks. Näiteks CostPocket võimaldab teha telefonirakendusega tšekist foto ning saata see otse raamatupidamistarkvarasse. Seega jääb ära füüsiline paberite liigutamine. Lisaks saab dokumente säilitada ja raamatupidajale edastada mugavalt pilve kaudu OneDrive’is või Dropbox’is. Üldiselt on kaasaegsemaid raamatupidamistarkvarasid võimalik ühendada ka otse pangakontoga ning seega pole vajadust pangaväljavõtete saatmiseks emailiga.
Kui sageli peaks raamatupidamist tegema? See lähtub siiski ettevõtte tegevusest ning kas on vaja midagi deklareerida. Igakuise palga maksmise ja käibemaksukohustuslase puhul on asi lihtne, sest siis tuleb tuleb seda teha iga kuu. Üldiselt soovitame seda teha kord kuus või siis kord kvartalis (kui võimalik), sest hiljem võib dokumentide otsimine muutuda üsna tülikaks. Lisaks, kui ettevõttel tekib vajadus näiteks laenu taotleda, siis on finantsaruanded kohe valmis.
Ettevõtlusega seotud kulude hüvitamine
Ettevõtte alt tohib teha neid kulusid, mis on ettevõtte tegevusega otseselt seotud ning selgelt põhjendatud. Alustava ettevõtja puhul on aga enamasti iga euro oluline ning seega tõime välja mõned võimalused, kuidas maksuvabalt omale ettevõtlusega seotud kulusid hüvitada.
- Isikliku sõiduauto kasutamise hüvitis: kui juhatuse liige või töötaja kasutab oma isiklikku sõiduautot töösõitudeks, saab talle seda sõidupäeviku alusel hüvitada maksuvabalt kuni 335 euro ulatuses kalendrikuus. Üks inimene võib saada hüvitist korraga ka mitmest ettevõttest. Vaata rohkem EMTA lehelt.
- Kodukontori kulude hüvitamine: kodukontoris töötamisega kaasnevaid kulusid (elekter, vesi, sideteenused jt) on võimalik maksuvabalt hüvitada, kuid seejuures peab lähtuma töötamise ja isikliku kasutamise proportsioonist. Üheks võimaluseks on lähtuda ruutmeetritest (näiteks kontorina kasutatakse ühte tuba kolmetoalisest korterist) ning lisaks arvestada tööaja kestust. Samuti oleks mõistlik iga kuluartiklit eraldi vaadata, sest arvutiga töötaja kasutab tõenäoliselt internetti oma tööks proportsionaalselt rohkem kui vett.
- Tervise- ja spordikulude hüvitamine: tööandja saab maksuvabalt hüvitada tervise- ja spordikulusid kuni 100 euro ulatuses iga töötaja kohta kvartalis. Siia alla lähevad nii avalike rahvaspordiürituste osavõtutasud, ravikindlustuslepingu kindlustusmaksed, trennimaksud (jõusaal, ujula jt) kui ka näiteks kutsetunnistust omava taastusarsti või füsioterapeudi teenused.
Alustava ettevõtja puhul on kõige olulisem asjad rahulikult läbi mõelda, enne kui äritegevusega peale hakkad. Võimalus on kasutada Maakondlike Arenduskeskuste poolt alustavatele ettevõtjatele mõeldud tasuta nõustamist, lugeda ise Maksu- ja Tolliameti lehel olevaid juhendeid, konsulteerida mõne ettevõtjast tuttavaga või kasutada tasulist nõustamisteenust. Ettevõtjana vastutad otsuste eest Sina ise ning seega tasub olulised teemad endale selgeks teha või vajadusel küsida abi spetsialistilt.
Kui vajad abi ettevõtlusega alustamisega ja raamatupidamisega, siis vaata siia ja võta meiega ühendust!
Armilde Finance OÜ
Käesolev artikkel on varasemalt avaldatud veebimajutus.ee blogis: https://www.veebimajutus.ee/blogi/loe-mida-teada-alustada-vaikeettevottega.